Les critères à retenir dans le choix d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs

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La dématérialisation de factures fournisseurs est d’ores et déjà un processus à la portée de toutes les entreprises. Encore faut-il qu’elles choisissent les bons prestataires de solution afin d’en tirer un maximum de profit. Il n’y a pas moins de 4 critères à prendre en compte quand on veut réellement opter pour des solutions de dématérialisation des factures fournisseurs.

Les législations en vigueur et les directives locales

dématérialisation documentMême si toutes les opérations sont informatisées, il faut toujours garder en tête que la dématérialisation de facteurs fournisseurs est soumise à des lois bien spécifiques et que les documents préservent leur valeur fiscale. À cet effet, plusieurs aspects sont à prendre en compte, pour ne citer que le mode d’acquisition des factures, le contrôle de cohérence des montants HT, le stockage électronique des factures ainsi que la lecture, l’extraction et le contrôle de présence des données obligatoires. Les entreprises prestataires de solution de dématérialisation de factures fournisseurs ne proposent pas forcément les mêmes solutions, mais tout dépendra surtout du niveau d’automatisation que vous souhaitez.

Le respect des délais de règlements et les dispositifs liés à la réception des factures

Le mieux serait d’acquérir un outil capable de réaliser, de lire et d’extraire des données en un rien de temps. Cela va non seulement vous permettre de gagner du temps, mais aussi d’augmenter le volume des factures fournisseurs traités. Certaines entreprises proposent des solutions complémentaires, comme l’intégration des données collectées dans un logiciel de comptabilité et le stockage des documents dans un espace virtuel hautement sécurisé. Il faut savoir que les délais de règlement obéissent à la loi française LME. En ce qui concerne la réception des factures, elle est soumise la directive européenne 2010/45/UE. Vous devrez vous doter d’un logiciel à même de garantir d’authenticité de la facture d’origine, la lisibilité de la facture ainsi que la fiabilité de son contenu. Dans tous les cas, la mise en place d’une piste d’audit est toujours de mise.

Les outils et moyens techniques

Les entreprises prestataires de solution de dématérialisation de factures fournisseurs disposent d’un logiciel spécifique qui leur permettent de répondre de manière pertinente et personnalisée aux besoins de chaque client. Les fonctionnalités diffèrent les unes des autres, mais à la base, ils sont s’apparentent tous à la technologie RAD. Durant le scan, les données les plus indispensables, comme la quantité et la référence des articles, le prix unitaire et les désignations seront capturés rendant ainsi la saisie automatique des factures possible. Quand vous décidez de recourir aux services d’un tel prestataire, assurez-vous que le logiciel qu’il propose s’épouse parfaitement avec votre système d’information. Veillez également à ce que l’outil soit facile à utiliser pour vos salariés et vos collaborateurs.