Vote électronique en assemblée générale

L’assemblée générale est obligatoire dans une entreprise. C’est lors de celle-ci que les associés ou actionnaires ont la possibilité de faire des votes sur des sujets importants, comme une modification statutaire ou l’approbation des comptes. Mais il peut être difficile pour la société de tenir une assemblée générale en présentiel à cause d’une situation de crise ou de l’impossibilité de certains membres de se déplacer. Dans ce cas, le recours au vote électronique est l’option la plus intéressante. Ce système apporte de la souplesse dans l’organisation des assemblées générales.

Réglementation relative au vote électronique en assemblée générale

Avant de mettre en place un système de vote électronique en assemblée générale, vous devez d’abord vous informer de ce que dit la réglementation par rapport à cela.

Pour commencer, sachez qu’au cours d’une assemblée générale ordinaire, des décisions sont votées par les associés et les actionnaires. Celles-ci concernent la gestion de l’entreprise. Mais il ne s’agit pas de modification des statuts. La tenue d’une assemblée générale ordinaire a lieu au cours des 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

Concernant l’assemblée générale extraordinaire, il est bon de savoir que les associés et les actionnaires font un vote pour définir des résolutions impliquant une modification des statuts. Il peut être question de modifier la forme sociale de l’entreprise, d’augmenter le capital ou de faire une fusion. Ce type d’assemblée se déroule ponctuellement.

Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, il faut que dans les statuts, le recours au vote électronique soit prévu, de même que la possibilité d’organiser une assemblée générale avec visioconférence. Cela s’impose pour éviter toute contestation. En revanche dans une SARL, il est interdit de faire une assemblée générale en visioconférence dans le but d’approuver des documents comptables de la société.

Après le vote électronique de l’assemblée générale, un procès-verbal doit être produit, comme cela se fait dans une assemblée générale traditionnelle. Il doit reprendre les échanges et mettre en avant les résolutions adoptées. S’il y a eu un incident technique, il faut que cela apparaisse dans le procès-verbal.

Il revient au dirigeant de la société de définir les conditions à partir desquelles les membres pourront exercer leur droit de vote lors d’une assemblée générale dématérialisée, à défaut de leur mention dans les statuts. Car le processus peut être mené par vote électronique via une solution en ligne spécialisée, par téléphone ou par visioconférence. Il est vrai que les conditions d’exercice du vote électronique en assemblée générale sont simples. Mais une réflexion s’impose afin d’avoir la certitude de l’intérêt de cette option pour les associés ou les actionnaires.

Mise en place du vote électronique en assemblée générale

Pour mettre en place un processus sécurisé de vote dématérialisé en assemblée générale, plusieurs solutions existent. Comme avantages principaux de celles-ci, c’est un gain en temps et une efficacité accrue. Avec le vote électronique en assemblée générale, il n’est plus nécessaire de faire un dépouillement physique, encore moins de compter à main levée.

Dans la pratique, lors d’un vote électronique en assemblée générale, un boîtier de vote est remis à chaque associé.  On se fie donc à chaque boitier attribué pour avoir la preuve nominative de la participation des différents membres. Toutefois, il est possible d’activer le vote en mode secret si cela s’impose.

Lorsqu’on a recours au vote électronique, c’est de façon automatique que se fait le calcul du quorum ainsi que celui des majorités d’Assemblée générale. En outre, un PV est produit en fin de séance, toujours de manière automatique.

Précautions à prendre

Pour que le vote électronique vous profite réellement en assemblée générale, vous devez prendre au préalable certaines précautions. Il est notamment recommandé de choisir une solution de vote dématérialisé dont l’efficacité est avérée. Car si ce n’est pas le cas, des problèmes peuvent survenir, comme la contestation de la validité du vote lors de l’assemblée.

Aussi, vous devez faire le nécessaire pour que tout le monde ait pleinement confiance à la solution utilisée. Veillez particulièrement à ce que le système soit sécurisé. Pour cela, choisissez une société spécialisée qui est une référence dans le domaine de l’organisation du vote électronique. Il est nécessaire que la solution de dématérialisation choisie soit à même de produire un procès-verbal qui relate fidèlement ce qui s’est passé lors du processus.